SPIN Mail distributie

SPIN Mail distributie

Mail veroorzaakt veel werk

De stand van zaken

Mail wordt in veel samenwerkingen van persoon 1 van bedrijf A naar persoon 1 van bedrijf B gestuurd: een persoonsgerichte communicatie.
Soms gaat het naar meerdere personen. Daartdoor is mail soms bij persoon 1 opgeslagen, soms bij persoon 2, soms bij beiden.
Ditveroorzaakt een enorme berg mail die van beide personen bewaard moet blijven om er zeker van te zijn dat niets kwijtraakt.
Indien we aannemen dat 80% van alle mail ook bij een andere persoon terecht komt is dit een opslagvergroting van (n x 80%)
Bovendien zijn persoon 1 en 2 niet van elkaars mail op de hoogte, tenzij ze de mail ook nog eens aan elkaar versturen. Dat laatste betekent nogmaals een verhoging van de opslagbelasting.

Voordeel:

iedereen krijgt de mail die voor hem bedoeld is

Nadeel:

niemand weet, niemand weet... of hij een mail niet gekregen heeft
zware belasting van resources (opslagcapaciteit)

Wat kan een oplossing zijn ?

1. Centraal projectgericht ontvangen,

Mail naar een centrale plek binnen het bedrijf sturen, waarna de medewerkers alleen de mail ophalen van projecten waar ze mee bezig zijn:

Voordeel:

Alle mail is in ieder geval geregistreerd op 1 locatie
Iedereen is op de hoogte van het hele project

Nadeel:

Iedereen wordt met alles belast

2. Kopien van personen naar projecten

Alle inkomende mail naar medewerkers kopieren naar het projectmail adres (woonhuis@mijnbedrijf), uitgaande mail in cc naar projectmailadres (woonhuis@mijnbedrijf.nl)

Voordeel

Alle mail is in ieder geval geregistreerd op 1 locatie
Iedereen kan op de hoogte komen van het hele project als hij in de projectmailbox kijkt
(men kan ook een mailmap maken voor alle mail die van het projectmail adres komt)

Nadeel:

Je kunt niet aan de mail aan een persoon zien voor welk project deze bedoeld is. (mogelijk in de onderwerpregel)

Conclusie:

in ieder geval moet er een kenmerk zijn om te zien over welk project de mail gaat (in onderwerpregel, of afzender adres)
bijvoorbeeld '1037 Venco Campus:'
Uit de projectnaam kan de ontvanger afleiden over welk project het gaat,
Uit het projectnummer kan de ontvanger afleiden van wie de mail komt (natuurlijk ook uit het afzendermailadres,
Als binnen een projectteam dezelfde afspraak gehanteerd wordt, kan bij ieder bedrijf met een simpele regel de mail doorgestuurd worden naar een projectmailadres. Mail die daaraan niet voldoet dient handmatig door de projectmedewerker naar het projectmailadres gestuurd te worden.

SPIN zorgt daarvoor

Door een mailonderwerp te beginnen met <projectnummer> + <projectnaam>
Door het projectwebmail (https://webmail.<mijnbedrijf.nl>) kan alle mail overal bekeken worden